Checkliste: So gelingt die ERP-Einführung in 5 Phasen

Die Einführung eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) ist ein komplexes Unterfangen, das sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Eine strukturierte Vorgehensweise in fünf Phasen kann den Prozess erheblich erleichtern und den Erfolg sichern. Hier ist eine Checkliste für jede Phase, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte berücksichtigt werden.

Phase 1: Planung und Analyse

1. Bedarfsanalyse

   • Erfassen der aktuellen Geschäftsprozesse und deren Schwachstellen.
   • Definition der Anforderungen an das neue ERP-System.
   • Einbeziehung aller relevanten Abteilungen und Stakeholder.

2. Ziele festlegen

   • Klare und messbare Ziele für die ERP-Einführung setzen.
   • Prioritäten für Funktionen und Module bestimmen.

3. Budget und Ressourcenplanung

   • Budget für die Einführung und den laufenden Betrieb festlegen.
   • Ressourcen (Personal, Zeit, technische Infrastruktur) planen.

4. Auswahl des ERP-Systems

   • Marktrecherche und Vergleich verschiedener ERP-Anbieter.
   • Erstellung einer Shortlist und Durchführung von Demos und Tests.
   • Endgültige Auswahl und Vertragsverhandlung.

Phase 2: Design und Konzeption

1. Projektteam aufstellen

   • Bildung eines interdisziplinären Projektteams mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten.
   • Bestimmung eines Projektleiters.

2. Prozessdefinition

   • Detaillierte Definition der zukünftigen Geschäftsprozesse.
   • Anpassungen und Verbesserungen bestehender Abläufe berücksichtigen.

3. Systemarchitektur

   • Festlegung der Systemarchitektur und der notwendigen technischen Infrastruktur.
   • Entscheidung über On-Premise oder Cloud-basierte Lösung.

4. Datenmigration planen

   • Strategie für die Datenmigration entwickeln.
   • Auswahl der zu migrierenden Daten und Sicherstellung ihrer Qualität.

Phase 3: Implementierung

1. Systemeinrichtung

   • Installation und Konfiguration des ERP-Systems gemäß den definierten Anforderungen.
   • Anpassung und Entwicklung zusätzlicher Module oder Funktionen (Customizing).

2. Datenmigration

   • Migration der ausgewählten Daten aus den Altsystemen in das neue ERP-System.
   • Überprüfung der Datenintegrität und -konsistenz.

3. Schulung und Training

   • Schulungsprogramme für die Endbenutzer entwickeln und durchführen.
   • Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter das neue System effektiv nutzen können.

4. Testphase

   • Durchführung umfangreicher Tests (Unit-Tests, Integrationstests, Benutzerakzeptanztests).
   • Identifikation und Behebung von Fehlern und Schwachstellen.

Phase 4: Go-Live und Support

1. Go-Live-Vorbereitung

   • Erstellung eines detaillierten Go-Live-Plans.
   • Sicherstellung, dass alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt sind.

2. Systemstart

   • Aktivierung des neuen ERP-Systems im Echtbetrieb.
   • Überwachung des Systemstarts und Unterstützung der Endbenutzer.

3. Post-Go-Live-Support

   • Bereitstellung eines Support-Teams für die ersten Wochen nach dem Go-Live.
   • Behebung auftretender Probleme und Unterstützung bei der Anpassung.

4. Kommunikation

   • Kontinuierliche Kommunikation mit allen Stakeholdern über den Fortschritt und etwaige Herausforderungen.

Phase 5: Optimierung und Wartung

1. Nachbereitung

   • Auswertung des Go-Live und Identifikation von Verbesserungspotentialen.
   • Feedback der Benutzer einholen und analysieren.

2. Systemoptimierung

   • Kontinuierliche Optimierung der Geschäftsprozesse und des ERP-Systems.
   • Implementierung zusätzlicher Funktionen und Module nach Bedarf.

3. Wartung und Updates

   • Regelmäßige Wartung des Systems sicherstellen.
   • Einspielen von Updates und Patches zur Sicherstellung der Systemstabilität und Sicherheit.

4. Schulung und Weiterbildung

   • Fortlaufende Schulungen für neue und bestehende Mitarbeiter.
   • Sicherstellung, dass das Wissen über das System aktuell bleibt.

Durch die systematische Einhaltung dieser fünf Phasen und der zugehörigen Checklisten können Unternehmen die Einführung eines ERP-Systems erfolgreich gestalten. Eine gute Vorbereitung, klare Kommunikation und kontinuierliche Optimierung sind Schlüssel zum Erfolg.
Gerne unterstützen wir Sie in Ihrem ERP Implementierungsprojekt. Kommen Sie gerne auf uns zu.