Beispiel Gaißmayer GmbH & Co. KG:

Die Gaißmayer GmbH & Co. KG hatte im ersten Jahr der ERP Implementierung aufgrund von nicht koordinierten Change-Requests 50.000 € Mehrausgaben, als notwendig. Durch das
nachträgliche „Hinzuholen“ der Süddeutschen Industrieberatung GmbH zu Beginn des 2.Projektjahres konnte der Kunde in den drei Folgejahren des ERP-Projektes 150.000 € an
Einsparungen erzielen.

Externes Projektmanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Einführung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und kann zu signifikanten Kosteneinsparungen führen. Die Implementierung eines ERP-Systems ist ein komplexes Vorhaben, das viele interne Prozesse und Abteilungen eines Unternehmens betrifft. Ein strukturiertes Projektmanagement hilft, die vielfältigen Herausforderungen zu bewältigen und eine reibungslose Einführung zu gewährleisten. Hier sind einige Gründe, warum Projektmanagement während der ERP-Einführung zu Kosteneinsparungen führt:

1. Effiziente Ressourcennutzung: Projektmanagement ermöglicht es, Ressourcen wie Zeit, Geld, Personal und Technologie effizient einzusetzen. Durch eine klare Planung und Zuweisung von Aufgaben können Engpässe vermieden und unnötige Ausgaben reduziert werden.

2. Risikominderung: Ein gut geplantes Projektmanagement identifiziert potenzielle Risiken frühzeitig und ermöglicht es, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen, Fehlern und ungeplanten Kosten.

3. Einhaltung von Zeitplänen: Mit einem Projektmanagement-Ansatz werden klare Zeitpläne erstellt, die den Fortschritt der ERP-Einführung überwachen. Dies hilft, Verzögerungen zu vermeiden, die oft zu zusätzlichen Kosten führen können.

4. Vermeidung von Umfangsänderungen: Gut definierte Projektziele und Anforderungen minimieren die Wahrscheinlichkeit von häufigen Änderungen während der Implementierung. Dies verhindert "Scope Creep" - das unkontrollierte Hinzufügen von Funktionen oder Anforderungen, die die Kosten erhöhen könnten.

5. Kommunikation und Zusammenarbeit: Projektmanagement fördert eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams und Abteilungen. Dies trägt dazu bei, Missverständnisse zu vermeiden, Prozesse zu rationalisieren und die Implementierung effizienter zu gestalten.

6. Change Management: Ein strukturiertes Projektmanagement umfasst auch ein effektives Change-Management, das die Mitarbeiter auf die Veränderungen vorbereitet. Gut geschulte Mitarbeiter können das System schneller annehmen und nutzen, was die Lernkurve verkürzt und Ausfallzeiten minimiert.

7. Qualitätssicherung: Projektmanagement ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung der Qualität während der ERP-Einführung. Durch regelmäßige Tests und Validierungen können Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie zu teuren Problemen werden.

8. Erfahrung und Best Practices: Projektmanagement-Methoden basieren oft auf bewährten Praktiken und Erfahrungen. Ein erfahrener Projektmanager kann von erfolgreichen Projekten in der Vergangenheit lernen und bewährte Strategien anwenden, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Resümee der Gaißmayer GmbH & Co. KG durch Geschäftsführer Herrn Daniel Pfeiffer:

"Wir hätten nach Abschluss des ERP-Auswahlprojektes für die Neueinführung unseren neuen ERP-Systems von vorneherein die Süddeutsche Industrieberatung mit der Projektleitung des ERP Einführungsprojektes beauftragen sollen, die weitreichende Erfahrungen im Projektcontrolling und in den Mechanismen der Implementierung von ERP-Systemen hat."

Insgesamt trägt ein strukturiertes Projektmanagement während der ERP-Einführung dazu bei, den gesamten Prozess effizienter zu gestalten, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu lösen, die Einführung reibungslos abzuwickeln und somit Kosten einzusparen. Es ermöglicht eine bessere Kontrolle über den gesamten Implementierungsprozess und fördert die langfristige Rentabilität des ERP-Systems.